会社名	社会福祉法人　筑水会
所在地	〒303-0033 茨城県常総市水海道高野町671-1
設立	平成15年7月1日
施設認可	平成16年8月1日
代表者	今川美明
従業員数	約149名

社会福祉法人筑水会様は毎月地域の小学校や団体を招いて、イベントや交流会を行うなど、地域に密着した介護施設や総合介護福祉施設を運営されています。
今回は施設長の江花様と事務課長の皆川様にTimeP@CK-iCの導入背景や導入後の効果についてお話を伺いました。

以前は出勤簿だったそうですが、タイムレコーダーを導入した背景をお聞かせください。

早出や残業などの時間外労働を含めた出退勤時間が曖昧で、事務作業の負担が大きかったことが導入のきっかけです。実は私は以前一般企業におり、その会社では1人1人のパソコンで出退勤を記録、管理していましたが、そのような大掛かりなシステムは、パソコンワークが少ない介護業界では不向きと考え、比較的簡単に導入や運用ができる製品を検討しました。

出勤簿ではどういった点で手間がかかっていましたか？

従業員は毎日出勤後、出勤簿にハンコを押していました。管理側の私達はそれを見て"出勤しているか、していないか"を確認していました。残業については時間外申請書に各々が書き込んで、私が承認印を押す事前申請制を採用しています。締め日後の集計作業は、その出勤簿と時間外申請書を照らし合わせて事務職員がチェックしていきます。全て手作業なのでかなりの時間がかかっていました。

集計時間は具体的にどのくらいの時間がかかっていましたか？

事務員2名で時間外のチェックから給与ソフトへの入力まで手作業で行っていたので、連日残業をしても、4〜5日はかかっていましたね。
介護業界ならではかもしれませんが、月末はタイムカードの締め以外に介護報酬の締めがあって、二重に業務が圧迫されていました。

タイムカードではなく、ICカードを選ばれた理由はありますか？

まず、毎日の出退勤にタイムレコーダーを使用することで、労使間の信頼性向上に繋がると考えました。また、介護の職場はどうしてもアナログ的なことが多くなるので、毎日使用するものには、デジタル的要素を含んだものにして、従業員にICカードの新鮮さを感じてもらいたかったですね。

気にされていた作業負担の軽減は実現できましたか？

作業時間が以前の約半分になりました。TimeP@CK-iCは当方が利用する給与システム「TKC PX」にデータ連携できるので、手作業がなくなったのが大きいですね。

従業員様の反応はいかがですか？

出勤簿から機械に変わったので、はじめは戸惑いがあり、打ち忘れるスタッフが多かったのですが、出勤簿にハンコを押す感覚でICカードをかざすだけですので、慣れてきたら打ち忘れもほぼなくなりました。

勤怠管理の実務をされるご担当者様の反応はいかがですか？

タイムレコーダーからワイヤレス通信でデータ取り込みしているので、はじめはちゃんと果たして取り込めるのか、漠然と不安があったようです。しかし使ってみると、いつでも取り込みたいときに打刻データを取り込むことができ、手軽に空いている時間に打刻を確認できる為、月中や月末にチェックしていた以前の作業が集中しなくなりました。

思わぬ削減効果もあったそうですね？

出勤簿の保存スペースが圧縮されました。介護業界はペーパーで保存する書類が本当に多いのですが、保存する倉庫は狭くて・・・。TimeP@CK-iCでは打刻データや集計したデータをCSVに出力することができるので、それを毎月データで保存しています。身近なところから少しづつペーパーレス化していきたいと思っています。